No more deadlines

Everything is sacrificed to it: features, quality, sanity, stability. Communication among teams, and with clients, starts revolving around dates, instead than being around the actual goal that everyone is pursuing.

Sorgente: The Cult of the Deadline · Intense Minimalism

In un post magistrale l’amico Davide evidenzia tutti i problemi legati alle deadline.

A mio avviso l’unico vero problema delle deadline è che quasi sempre vengono sforate, ma fino alla fine nessuno ammette che si possano cambiare.

Deadlines stick even when there are zero consequences for a deadline moving.

Which means the organization is putting process ahead of actual results.

Non sempre è vero, ma è un punto fondamentale. Spesso le aziende non si rendono conto che alla fine una parte sostanziale delle energie e delle risorse di un progetto vengono spese per coordinare le attività finalizzate a una deadline.

Per quanto riguarda le attività di design, durante le fasi di ricerca iniziale con gli utenti e le prime iterazioni si potrebbe far prendere direzioni diverse al progetto (per aumentare il valore) e di conseguenza al planning.

In questo caso non mi è mai successo che le deadline vengano modificate e il risultato è un abbassamento (non verificabile, ma percepibile) della qualità del prodotto finale.

Aggiungo che spesso le deadline vengono definite dal top management (questo è un passaggio fondamentale). Senza sapere cosa potrebbe succedere durante la fase iniziale del progetto, il top management commette un’errore di “ignoranza” (nel senso che rischia proprio di ignorare delle possibilità di business).

Di conseguenza, nei progetti digitali, essendo le deadline stabilite dai capi, a partire dalla deadline finale vengono definite a ritroso tutte le altre deadline: prima quella del testing finale, poi quella della consegna a IT, poi quella del Design, che si deve accontentare di tempi risibili. Mentre la Ricerca, che è l’attività che serve a esplorare il mondo dei consumatori viene spesso accettata solo se c’è tempo (e non ne rimane quasi mai).

Penso che un business sano debba ragionare su queste cose e sul “culto delle deadline”, come Davide ha magnificamente titolato.

Forse potrebbe essere utile partire dall’obiettivo di creare valore e poi lavorare per arrivarci nel più breve tempo possibile.

Ma non sono gli obiettivi di valore, piuttosto il tempo in cui vengono raggiunti a essere l’unica cosa importante per molti top manager. In effetti le aziende, specie quelle quotate, devono portare risultati periodici, le trimestrali sono il vero obiettivo da cui nascono le deadline.

Negli ultimi giorni girava una frase di Jeff Bezos sui social:

If we have a good quarter it’s because of the work we did three, four, and five years ago. It’s not because we did a good job this quarter.

Per creare valore serve tempo, ma quanto tempo è difficile dirlo specie all’inizio di un progetto, quando l’incertezza è massima.

Sarebbe una buona regola riuscire a far partire i progetti e poi dopo qualche iterazione iniziare a valutare i tempi di conclusione e impostare delle “ipotesi di deadline”.

Queste devono per forza tenere conto della qualità e del valore che ci si aspetta per quella deadline: è un tradeoff che necessariamente deve essere valutato anche con il top management.

Sempre di più mi convinco che la periodicità è la chiave e non sono perché è un meccanismo mutuato dai processi agili, ma perché obbliga anche a una revisione nel tempo della propria idea di business.

Che spesso invece viene scolpita nella pietra e di conseguenza genera deadline ugualmente scolpite nella pietra. In cui quasi sempre nessuno del team crede troppo.