Di recente alcuni mi hanno chiesto quale applicazione uso per gestire i progetti. Avendone già parlato tempo fa, provo a fare un bilancio.
Per prima cosa la mia visione: il Project Management è comunicazione.
Quindi la risposta breve alla domanda è: la migliore applicazione di project management è quella che garantisce la miglior comunicazione tra team e cliente. Intendo: all’interno del team e tra team e cliente.
E soprattutto verso il cliente.
Infatti, se i problemi all’interno del team sono risolvibili con la vicinanza (spesso il team è tutto interno all’azienda), la comunicazione “remota” col cliente è il problema più difficile da risolvere, anche a livello di aspettative, percezioni, ecc.
Per questi motivi, da tempo ho scelto Basecamp come applicazione per gestire i progetti, perchè favorisce la comunicazione in maniera orizzontale tra team e cliente. Esistono molti altri tool e applicazioni che fanno cose simili, ma alla fine Basecamp è abbastanza flessibile per fare tutto quello che serve.
In altri casi mi è capitato di utilizzare altri tool più focalizzati sullo sviluppo (i vari Assembla, Trac, CVSqualcosa, etc). La mia idea è che sono troppo focalizzati sullo sviluppo da non essere compresi dai clienti, con il risultato che non li usano.
La comunicazione di un progetto deve essere comprensibile a tutti, altrimenti rimane aperta una pericolosa lacuna.
Comunque, se proprio non puoi farne a meno e scegli un tool focalizzato sullo sviluppo, sincerati che ci siano almeno dei wiki/writeboard e un forum o la possibilità di postare messaggi.
Infine, una serie di cose a cui fare attenzione:
- non limitare i permessi agli utenti (meno limiti più fiducia ottieni, specie verso il cliente)
- non nascondere aree ad alcuni utenti (oltre ad essere tempo perso, riduci ancora la fiducia)
- scrivi spesso tutto quello che fai, anche i piccoli passi (su basecamp utilizzo i messaggi per questo, su assembla c’è la fantastica feature “scrum report” per descrivere quello che è stato fatto ogni giorno)
- lascia che chiunque (sviluppatori, designer, editor) possa rispondere ai messaggi, parlare col cliente, dire la sua
- non aver paura che il cliente veda i draft del tuo lavoro: stimola la discussione ed elimina discussioni future
Infine, ti lascio con le parole dei ragazzi di 37signals:
“We felt strongly that effective communication on a project leads to collective ownership, involvement, investment, and momentum. It gets everyone on the same page working toward a common goal. [...] This vision led us to keep Basecamp as open and transparent as possible. Instead of limiting communication to within a firm, we gave clients access too. We thought less about permissions and more about encouraging all participants to take part. The vision is why we skipped charts, graphs, tables, reports, stats, and spreadsheets and instead focused on communication priorities like messages, comments, to-do lists, and sharing files.” (da Getting Real, 37signals)
Con buona pace del signor Gantt. Amen.
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6 commenti ↓
Mai provato collabtive?
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bello, veloce ed open source.
e finalmente c’è il modo per commentare i todo item, che era il mio pet peeve
sinceramente tutta questa necessità di commentare tutto la ritengo un attimo eccessiva perchè inficia la facilità e la semplicità del tool. però in base alla visione che PM è comunicare… evidentemente hanno pensato che dev’essere possibile farlo per ogni cosa.
avanti un altro
non avevo pensato alla possibilità di commentare tutto, ma in effetti ha senso: è come attaccare dei post-it virtuali in fondo.
Ma per i todoitem avevo uno use case chiaro:
se c’è un item “Cambiare l’output di X” voglio poter rispondere “come?”
Il che mi porta al discorso del workflow
Non pensi che a basecamp manchi proprio questo?
Il PM è conversazione, certo, ma non è utile una struttura nel quale incanarla?
( FWIW, all’altro estremo della scala ho usato Jira [http://www.atlassian.com/software/] con soddisfazione. E’ estremamente developer oriented ma in quello è probabilmente il tool migliore )
simpatica l’idea dei post-it, in effetti forse hai ragione…
sul workflow invece non concordo. ma come: qui stiamo cercando di fare “agile” e tu mi dici che serve il workflow? “struttura per incanalare”?
mah, no, definitely not. invece è proprio questo il punto: gli strumenti basati su gantt, waterfall, etc non funzionano perchè prevedono un sistema ideale dove tu devi andare da A a B e poi tizio fa B e C e poi etc… inutile dire che nessun progetto a cui ho partecipato ha mai funzionato così anzi.
il futuro è fatto da (sufficientemente) piccoli team che lavorano a stretto contatto e procedono per iterazioni. il problema è come gestire questo modello, come gestire il lavoro all’interno del team. appunto, con la comunicazione (tanto per citarne uno, scrum è praticamente tutta comunicazione, a pensarci bene).